O PREFEITO DO MUNICÍPIO DE COLATINA, ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais previstas no inciso IV, do art. 99, da Lei Orgânica do Município de Colatina, decreta:

Art. 1° Fica instituído o Sistema Eletrônico de Processo Digital, denominado "Colatina Digital", como sistema oficial dos atos e documentos relacionados aos processos da Administração Pública Municipal Direta e Indireta, cuja responsabilidade será da Superintendência de Tecnologia da Informação.

Art. 2° As documentações, que compõem o processo digital, devem utilizar o meio eletrônico na transmissão, tramitação, armazenamento, consulta e assinatura eletrônica na forma regulamentada neste decreto.

Art. 3° O Sistema Eletrônico de Processo Digital como sistema oficial de gestão de processos da Administração Pública Municipal define normas, rotinas procedimentos de instrução do processo eletrônico.

 CAPÍTULO I

DAS DEFINIÇÕES

Art. 4° Para fins deste Decreto, considera-se:

I - Juntada por Anexação: união definitiva de um ou mais processos a um outro processo, considerado principal, desde que pertencentes a um mesmo interessado e tratem do mesmo assunto;

II - Juntada por Apensação: é a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não.

III - Arquivo: arquivo de documentos correntes, intermediários permanentes, em suporte físico ou eletrônico:

a) Arquivo Corrente - conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são por eles consultados;

b) Arquivo Intermediário - conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final; e

c) Arquivo Permanente - conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função de seu valor jurídico ou histórico.

IV - Assinatura Digital: de uso pessoal e intransferível, gerada através de Login e senha quando avançada ou certificado digital quando qualificada, que garanta sua autenticidade para todos os efeitos legais, no âmbito da Administração Pública Municipal, tendo ambas a mesma validade, podendo ser:

 a) Avançada: baseada em credenciamento prévio de usuário, com utilização de nome de usuário e senha, aplicada nas interações que envolvam informações classificadas ou protegidas por grau de sigilo, onde devera ser criada е autorizada pela Superintendência da Tecnologia da Informação;

b) Qualificada: baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira ICP-Brasil, sendo utilizado nas interações simples, avançadas, incluindo os atos de transferência de registro de bens móveis e atos normativos.

V- Atividades de Protocolo: recebimento, classificação, registro, distribuição, controle de tramitação, expedição e autuação de documento

VI - Autenticação: declaração de autenticidade de um documento arquivístico, resultante do acréscimo, diretamente no documento, de elemento de verificação ou da afirmação por parte de pessoa investida de autoridade para tal;

VII- Certificado Digital: É um produto que permite a identificação segura e inequívoca do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos. Esse documento eletrônico é gerado e assinado por uma terceira parte confiável, ou seja, uma Autoridade Certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira ICP-Brasil

VIII - Documento Arquivístico: aquele produzido e recebido por órgãos e entidades da Administração Pública Municipal, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos;]

IX - Documento Digital: é o documento arquivístico armazenado sob a forma eletrônica e codificado em dígitos binários, podendo ser:

a) Nato-digital: produzido originariamente em meio eletrônico; e

b) Digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital.

X - Documento Externo: documento arquivístico digital de origem externa ao Sistema Eletrônico de Processo Digital, não produzido diretamente no sistema, independentemente de ser nato-digital ou digitalizado e de ter sido produzido na Administração Pública Municipal;

XI - Documento Gerado: documento arquivístico nato-digital produzido diretamente no Sistema Eletrônico de Processo Digital;]

XII - Documento Preparatório: documento formal utilizado como fundamento da tomada de decisão ou de ato administrativo, a exemplo de pareceres notas técnicas;